טיפים לבת מצווה

תכנון אירוע בת מצווה הוא תהליך שמצריך תשומת לב רבה לפרטים, יצירתיות, ותיאום בין גורמים שונים. מדובר בגיל המצוות שנחשב לציון דרך משמעותי, וטבעי שתרצו לחגוג אותו באופן מיוחד. לא משנה באיזו דרך תרצו לחגוג- עם המשפחה, עם החברים או משולב משפחה וחברים, הכנתי לכם מדריך מקיף שיעזור לכם לתכנן את בת המצווה בצורה חכמה, חסכונית ומהנה:

בשביל לתכנן בת מצווה בצורה מושלמת, בלי אלמנטים בלתי צפויים בדרך, כדאי לתכנן אותה מראש. בכללי, כל אירוע שנחגג אצלנו במשפחה אני מתכננת אותו מספיק זמן לפני ולאט לאט קונה דברים שאני רואה בחנויות שהם במחירים משתלמים ואפילו מזמינה באינטרנט. ברגע שמדובר בבת מצווה כדאי להתחיל בתכנון בין 3 חודשים לחצי שנה מראש מהסיבה הפשוטה- כדי שתוכלו לסגור מקום / ספקים / צלם שאתם רוצים ולא לפי אילוצי תאריך וזמן.

לפני שאתם מתחילים לתכנן, קבעו תקציב ברור לבת מצווה הויצמדו אליו. תדעו בדיוק כמה אתם מתכוונים להוציא ורק לפיו תלכו. תכנון מראש של תקציב לבת מצווה יעזור לכם להימנע מהוצאות מיותרות ויאפשר לכם להקצות סכום מסוים לכל תחום- מקום, אוכל, עיצוב בת מצווה, אטרקציות לבת מצווה, צילום בת מצווה ועוד. חשוב לשים לב שגם דברים קטנים דורשים תקציב- מתנות לאורחים, קישוטים וכן הלאה.

אחרי שהגדרתם תקציב לבת מצווה, עכשיו הגיע הזמן לערוך רשימת משימות מסודרת עם לוחות זמנים לביצוע.

1. הכנת רשימת מוזמנים– לפני הכל, חשוב להחליט מיהם האורחים שאותם תרצו להזמין לבת מצווה. האם הבת מצווה רק למשפחה? בת מצווה רק לחברים? או שילוב של שניהם? או אולי שני אירועי שונים?
2. בחירות קונספט לבת מצווה– אחר שהחלטתם מי הם המוזמנים, צריך להחליט על קונספט או נושא שילווה את האירוע. זה יכול להיות מבוסס על תחביבים של הילדה, צבעים אהובים, נושא פופולרי או סגנון מסוים כמו מסיבת ריקודים. לדוגמה, אחיינית שלי שחגגה בת מצווה מאד אהבה לעשות קסמים. אז כל האירוע היה בקונספט של צבעים שחור לבן ואדום, היו קלפים, מיתוג של שפן יוצא מתוך כובע וכן הלאה. לא תמיד חייבת להיות קונספט לבת מצווה אבל ברגע שיש זה עוזר לבחור את העיצוב, המוזיקה, הפעילות וכל שאר האלמנטים.
3. קביעת תאריך ומקום לבת מצווה– כדאי לבחור מקום שמתאים לגודל האירוע וסוג הקהל. אם מדובר באורחים שהם משפחה אפשר לקיים את בת מצווה בבית או במסעדה או אולם. אם מדובר על אירוע עם חברים או משפחה מצומצמת ניתן לעשות זאת בגן אירועים, בסטודיו בסדנה מתוקה או אפילו בבית. חשוב גם לוודא שבמקום שבחרתם יש מספיק חנייה לכולם. חשוב לקבוע תאריך שלא מתנגש עם חגים או אירועים אחרים ואם מדובר על בת מצווה בבית ספר לוודא שזה לא מתנגש עם מבחנים / חופשות.
4. תכנון התוכן והפעילות– יש לקחת בחשבון שאם מדובר בבני נוער, צריך לדאוג שהם תמיד יהיו עסוקים. יש אפשרות לחגוג בת מצווה בסדנת שוקולד או סדנת דונאטסים שכל הזמן כולם יהיו בתעסוקה, עיצוב ויצירה. אם פחות אוהבים מתוק, אפשר ריקודים, דוכנים, פעילויות לבת מצווה, סדנאות לבת מצווה, עמדות צילום לבת מצווה או כל דבר אחר שיעסיק אותם. בנוסף, נהוג להכין דרשה מחוגגת בת מצווה (במיוחד באירוע עם המשפחה) או ריקוד / שיר.
5. הזמנת ספקים עיקריים– בחרתם כבר קונספט לבת מצווה, החלטתם מי הם המוזמנים לבת מצווה, קבעתם מקום ותאריך לבת מצווה, עכשיו חשוב לשריין את הספקים שאותם אתם בוחרים ורוצים באירוע שלכם. ככל שתקדימו לסגור תאריך, כך הסיכוי שהם פנויים גדל.
6. עיצוב והפקת הזמנות– היום הזמנות מהממות ניתן להכין לבד בקנבה או בכל תוכנה חינמית להורדה. תוכלו לעצב הזמנה לאירוע ולשלוח בוואטסאפ או להדפיס הזמנות. כדאי לכלול בהזמנה את כל פרטי האירוע- תאריך, שעה, מיקום והכוונה לגבי בגדים (אירוע רשמי או סדנת שוקולד שניתן להגיע בבגדים נוחים).
7. תכנון תפריט– אם סגרתם אולם / מסעדה, אתם צריכים לוודא מהו התפריט ואפילו לבקש טעימות ולהחליט מה בדיוק תרצו שיוגש באירוע בת מצווה. אם סגרתם סדנה לבת מצווה או פעילות שלא כוללת אוכל, אתם צריכים לחשוב מה תרצו להגיש לנוער. אפשר להזמין קייטרינג, אפשר להזמין פיצות, אפשר להזמין מנות ממסעדה לחלוקה ואפשר להכין בעצמכם. חשבו על תפריט מגוון שיתאים לכולם כולל אפשרות לצמחוני / טבעוני / ללא גלוטן במידה ויש. אם אתם לא מכירים באזור מקום מומלץ להזמנות, שאלו את הספק / המפעיל/ה ואני בטוחה שהם ידעו להמליץ לכם מאירועים שהם נכחו בהם בעבר. ברגע שאתם סוגרים תפריט, חשוב לחשוב על הצד של הקינוח- עוגה לבת מצווה, שולחן קינוחים או כל דבר מתוק שיגיע לאחר הארוחה. יש באתר גם רעיונות לקינוחים שניתן להכין לבד.
8. עיצוב המקום– האם המקום שאתם מגיעים אליו כבר מעוצב או צריך לחשוב על עיצובו? כדאי לשאול את בעל המקום. במידה ולא מעוצב, אם יש לכם נושא לאירוע ניתן לשלב אותו בבלונים, פרטים, שלטים, דגלים ועוד.
9. מוזיקה– המוזיקה היא חלק חשוב בהפקת אירוע בת מצווה. כדאי לבחור שירים שמתאימים לגיל האורחים, עם מגוון סגנונות. אם יש תקציב, אפשר לשכור די-ג'יי מקצועי שיתאים את המוזיקה לאווירה.
10. צילום– חלק שבעיני מאד חשוב כי זו המזכרת מהאירוע. חשוב לבחור צלם סטילס ווידיאו שיודע לתפוס רגעים ושיש איתו חיבור טוב.
11. הכנה מנטלית– וודאו שהילדה מרגישה בנוח עם כל ההכנות וההחלטות, ושהיא שותפה בתהליך. זהו יום שלה, ולכן חשוב שתחליט גם היא על הפרטים שקשורים לאירוע.
12. אקסטרה– קטגוריה שהיא לא חובה אבל בעיני חשובה מאד. מומלץ להכין ברכה מיוחדת לבת מצווה / סרטון לבת מצווה לשתף את האורחים ברגעים חשובים בחייה של הילדה. ניתן לעשות סרטון הומוריסטי לבת מצווה, סרטון ברכות מחברים ומשפחה לבת מצווה או אפילו סרטון בת מצווה עם תמונות מתחלפות של הילדה לצלילי שיר מרגש.
13. מתנות לאורחים– אפשר ולא חובה להפתיע את האורחים במתנות קטנות- סוכריות, מסטיקים, פיצוחים או צ'ופרים אחרים שמתאימים לנושא בת מצווה. אני אישית מאד אוהבת שיש איזה צ'ופר שהאורח מקבל שהוא מגיע לאירוח. עצם הצ'ופר זו אמירה בעיני- תודה שטרחת ובאתם לכבד אותי ואני מעריכה את זה מאד. רעיונות למתנות לאורחים לבת מצווה:

• תודה שבאתם! מקווים שהבוקר שאחרי יהיה מתוק כמו שלנו- ערכה של תה ועוגיה.
• מניפות מתנה לאורחים בבת מצווה שמתרחשת בקיץ.
• שוקולד ממותג לבת מצווה
• נשיקות לדרך– נשיקות ממותגות לבת מצווה
• מעמד לנר עם הקדשה אישית
• אל תהיו יבשים תחגגו את החיים
• כרטיס גירוד לבת מצווה
• עציץ לבת מצווה– קח אותי הביתה
• ערכה להכנת שוקו חם
• אמנם אני הכנתי את זה לבריתה של הבת שלי, אבל זו יכולה להיות אחלה מתנה לאורחים בבת מצווה:

• הכינו תכנית גיבוי למקרה של שינוי מזג אוויר
• דאגו לפעילויות שיתאימו לכל המשתתפים
• צלמו תמונות לאורך כל התהליך, לא רק באירוע עצמו
• זכרו: האירוע צריך לשקף את האישיות והערכים של בת המצווה. עדיף אירוע צנוע ומשמעותי על פני אירוע ראוותני וריק מתוכן. המטרה היא ליצור חוויה בלתי נשכחת שתישאר בזיכרון לשנים רבות.

כמו שכבר אמרנו בהתחלה, כדאי להתחיל בתכנון מקדים לבת מצווה ולהגדיר תקציב. ברגע שיש תקציב, יותר קל לא להתפזר ולהתפתות להוסיף עוד ועוד דברים לא נחוצים לבת מצווה. בנוסף, קבלו עוד טיפים שיעזרו לכם לחסוך בבת מצווה ולא לפזר כסף ללא הגבלה:

• סקר שוק- לפני שאתם סוגרים עם ספק אחד, דברו עם עוד ספקים ותראו מה הם מציעים וכמובן חשוב לקרוא עליהם המלצות.
• התמקדו בחוויה בבת מצווה ולא בהכרח בקישוטים ועיצוב יוקרתי שאין לו ערך למשך זמן.
• נסו להשתמש בכשרונות משפחתיים- עיצוב הזמנות, צילום, הכנת כיבודף, כתיבת דרשה…
• ניתן לאחד חגיגות עם משפחה / חברה אחרת שחוגגת באותה תקופה.
• ברגע שתבחרו תאריך לחגיגה באמצע שבוע זה יכול לחסוך בעלויות של אולם / מסעדה / גן אירועים.
• הכנת קישוטים לבד או הזמנה מראש בהאינטרנט.
• לפעמים יש רצון לחגוג בת מצווה בצורה אינטימית, בלי כל המשפחה והחברים וזה גם בסדר. יש אופציה לסדנה פרטית אמא ובת, אבא ובת או אפילו סדנה משפחתית לבת מצווה. מדובר בסדנת שוקולד או סדנת זילוף קאפקייקס חוויתית, טעימה, מגבשת ומעצימה את ילדת בת המצווה.

לסיכום, תכנון אירוע בת מצווה הוא חוויה מרגשת, ויש הרבה פרטים שצריך לקחת בחשבון. עם תכנון נכון, ארגון מוקפד, ויכולת להתמודד עם שינויים, אפשר ליצור אירוע בלתי נשכח שכולם ייהנו ממנו – הילדה, בני המשפחה והחברים! שיהיה בהצלחה!